上星期五 2019.05.24
公司開了一個一整天 09:30~17:30 的內部課程
講師是太毅國際顧問韓明文講師
題目是「簡報視覺技巧」
一開始就先教一些縮短 PowerPoint 畫圖時間的技巧
Ctrl+拖曳 複製貼上物件
Shift+拖曳 垂直或水平移動物件
Alt+拖曳 精細移動物件
F4 重複上一動, 甚至連剛才複製貼上的物件會繼續「等距」貼上
所以結合起來就可以
先畫一個矩形
用 Ctrl+Shift+拖曳 水平複製貼上物件後
連按 F4 繼續水平等距貼上數個物件
全選起來
用 Ctrl+Shift+拖曳 垂直複製貼上物件後
連按 F4 繼續垂直等距貼上選取的水平物件組
非常快速得出很漂亮全部等距棋盤格分佈的矩形
不用像以前一個矩形一個矩形慢慢調距離
繪圖時若要畫很多個同樣的圖形類別, 像是箭頭
在箭頭的 icon 上按右鍵「鎖定繪圖格式」
就能一直畫箭頭了
並且
如果覺得箭頭線條太細, 箭頭樣式不喜歡
可以先畫一個箭頭, 把線條加粗, 改變箭頭樣式
在畫出的箭頭上按右鍵「設定為預設線條」
之後畫出的箭頭都是設定好的箭頭線條及樣式了
Ctrl+縮放 固定中心點縮放圖形
Shift+縮放 等比例縮放圖形
所以結合起來 Ctrl+Shift+縮放
能快速畫出多個同心圓
其他實用的快捷鍵還有
Ctrl+E,L,R 文字的置中,左,右
Ctrl+G 群組
Ctrl+Shift+G 取消群組
Ctrl+Y,Z 到下一動,回上一動
Ctrl+Shift+. 放大字形
Ctrl+Shift+, 縮小字形
再來講師講述投影片的色彩與字型配置
做投影片的第一步驟
「設計」頁面的「字型」選擇「建立新的佈景主題字型」
可以選擇每張投影片的
標題字型(英文)、本文字型(英文)、標題字型(中文)、本文字型(中文)
建議選擇 Arial, Arial, 微軟正黑體, 微軟正黑體
「設計」頁面的「字型」選擇「建立新的佈景色彩」
可以選擇「輔色１」、「輔色２」、「輔色３」、「輔色４」、「輔色５」、「輔色６」
輔色１是所有圖形、文字、表格第一列、圖表第一數據預設顏色
其他的輔色是圖表的其他數據預設顏色
輔色的選擇重點
「絕對不要自己 DIY 配色」
有專業的配色組合網站可以用, 選一個自己看得順眼的配合組合就好
https://color.adobe.com/
到「探索」「檢視」「色彩主題」「最受歡迎」
(第一次進到「探索」頁面要把右上角的提示視窗點掉才看得到「檢視」)
隨便選一組配色組合
畫面下方的「色彩模式和代碼」點開, 就會看到各個色彩的 RGB 數值
依序填入輔色的 RBG 值即可
若想要超過五個顏色的配色組合, 可以用這個網站
https://www.colorcombos.com/
到「Combos」「Popular」就會列出各種配色組合
清除所有格式設定
插入別人的投影片時
貼上時的「貼上選項」選擇「使用目的地佈景主題與內嵌活頁簿」
就會讓圖片表格文字圖表自動套入我們自己設定好的配色組合
「常用」頁面的「清除所有格式設定」 (字型裡的一個橡皮擦圖案)
可以將別人的文字字型設定全部清除
變成我們的佈景主題字型
繪圖時
先畫一個圖形, 加入圖形內文字
設定完文字字型大小後
在畫出的圖形上按右鍵「設定為預設圖案」
之後畫出的圖形, 文字都是設定好的字型大小了
同樣的
先拉一個文字方塊, 設定完文字字型大小後
在畫出的圖形上按右鍵「設定為預設文字方塊」
之後拉出的文字方塊, 文字都是設定好的字型大小了
圖案交集、圖案合併、圖案偏差、圖案聯集
這個功能在 Office 2013 以上才正式放出
畫兩個圖案選取起來後, 「設計」「合併圖案」就可以了
Office 2010 的話要特地叫出這個功能
「檔案」「選項」「自訂功能區」
由此選擇命令「不在功能區的命令」找到圖案交集、圖案合併、圖案偏差、圖案聯集
自訂功能區「主要定位點」「常用」「新增群組」
新增一個圖案布林的群組在常用裡
然後將左邊的圖案交集、圖案合併、圖案偏差、圖案聯集
一次「新增」一個到右邊
基本上用了圖案交集、圖案合併、圖案偏差、圖案聯集
幾乎所有的圖形都畫得出來了
Office 2007 之前則沒有這個功能
自訂快捷鍵
「檔案」「選項」「快速存取工具列」
可以將一些功能加入快速存取工具列
也就是最上面那一小條的 icon 列
加入快速存取工具列真正的用處是自訂快捷鍵
Alt+Num 會呼叫快速存取工具列的功能
Alt+1 就是第一個快速存取工具列
Alt+2 就是第二個快速存取工具列, 以此類推
講師建議將預設的快速存取工具列都移除
第一個快速存取工具列放「對齊」
第二個快速存取工具列放「圖案填滿」
第三個快速存取工具列放「圖案外框」
批次圖片處理
「檢視」「投影片母片」「插入版面配置」「插入版面配置區」「圖片」
在版面配置裡拉兩個圖片配置 (可以用 Ctrl+Shift+拖曳)
「關閉母片檢視」
然後新增一個投影片按右鍵選「版面配置」選剛才做出的「自訂版面配置」
把兩個圖片配置框選取起來
「插入」「圖片」任意選擇兩張圖片
就會得到裁切好的兩張圖片了
以內嵌圖片方式製作表格
先畫出表格然後把第一列拉大
把游標放在第一列表格的任一格裡
選「版面配置」頁面能看到表格的高度及寬度
記住表格高度及寬度後
用上面講的批次圖片處理步驟
在插入圖片配置時, 圖片配置上按右鍵「格式化圖案」「大小」
將剛才記下的高度及寬度填入
然後批次處裡圖片產生數個裁切好指定高度寬度的圖片後
複製其中一張圖
然後到表格第一列任一格按右鍵「格式化圖案」「填滿」「圖片或材質填滿」「剪貼簿」
就能漂亮地在表格內填滿圖片而不會長寬比例跑掉了
依次複製填滿就能把表格第一列每一格填滿不同的圖片
Icon
在簡報中插入 icon 可以讓簡報更有質感更為專業
https://www.iconfinder.com
有提供很多種 icon 可以使用, 輸入關鍵字搜尋後
PRICE 選擇 Free
LICENSE TYPE 選擇 For commercial use
隨便選幾個黑白的 icon 下載 png 格式
「插入」「圖片」選擇 icon 後
在該 icon 上按右鍵「設定圖片格式」「亮度」調到 100% 的話
可以把 icon 變成白色的
簡報範本
講師韓明文自己有做一個簡報範本網站
https://www.pook.com.tw/
「簡報製作資源」「商業簡報網 X Matter Lab」
會列出一大堆範本可以下載
附錄
用 PowerPoint 表格裁切圖片
插入一個表格 (假設 3x3)
將表格放大後記住高度寬度
新增一個投影片按右鍵選「版面配置」選剛才做出的「自訂版面配置」
將圖片配置的高度寬度設定為表格的高度寬度
插入圖片並複製
將表格全部選取按右鍵「格式化圖案」「填滿」「圖片或材質填滿」「剪貼簿」
「將圖片砌成紋理」勾選
「貼上」「選擇性貼上」「圖片 (EMF 檔)」「取消群組」
接下來的圖片就自動切成九塊可以各自拖曳
其實聽完整天的課覺得
根本就 PowerPoint 教學
但真的聽了很有用
能節省非常多的畫圖時間
以前都覺得 PowerPoint 這種東西不用學
結果還真的有些東西不上課不知道耶
---
上課時做的練習 PowerPoint 投影片
https://drive.google.com/open?id=1OnUMohJMtCveR9FKIr808TrgQdFNLBS8
---
附錄
圖片文字辨識可用 Google 雲端硬碟完成
將圖檔上傳到 Google 雲端硬碟後
用 Google 文件開啟圖檔
就會自動將圖片裡的文字轉成文字檔出來了
沒有留言:
張貼留言